RERKANTORAN MAYA (VIRTUAL OFFICE)
Definisi Perkantoran Maya (Virtual Office)
Secara umum Office Automation dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang di-pergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik.
http://indrasufian.wordpress.com/2007/09/15/kantor-maya-office-automation/
Alasan adanya gagasan tentang perkantoran maya (Virtual Office)
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa?).
http://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html
Gagasan tentang perkantoran maya awalnya dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretariat dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Semua pemakai Office Automation ini menggunakannya untuk meningkatkan produktifitas mereka.
http://indrasufian.wordpress.com/2007/09/15/kantor-maya-office-automation/
Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham, negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep konvensional di mana sebuah kantor dengan komputer main frame yang menyimpan database mau pun mengelola penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing-masing, di mana jika terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja.
Pada kasus Xerox, saat seorang calon pembeli memesan sebuah produk pada salesman, sales akan membuat urgent message yang yang berisi permintaan dan spesifikasi produk yang dibutuhkan ke kantor regional di mana di sana akan diolah lewat terminal komputer ke dalam main frame, berdasarkan proposal yang diajukan, kemudian sales akan membuat janji pertemuan dengan calon pembeli dan melakukan transaksi. Jika pada saat itu ada barang produk yang rusak atau ada penambahan pesanan maka langkah yang panjang tadi akan diulangi lagi.
Langkah /prosedur yang panjang sangat memboroskan waktu, ongkos operasional, dan efisiensi kerja. Diperlukan virtual office agar langkah yang dilewati menjadi lebih pendek sehingga lebih efisien, hemat waktu, dan biaya operasional. Konsep ini memiliki keunggulan dalam menghemat pengeluaran pada biaya sewa ruangan kantor, mengurangi staf, dan meningkatkan unjuk kerja penjualan /pelayanan.
www.lemlit.unila.ac.id/hki/virtual_office/virtual_office.doc
Cara Membuat Kantor Maya
1 sediakan sumber daya komputer
2 sediakan akses ke sumber daya informasi
3 sediakan perlengkapan non komputer
4 gunakan konferensi telepon
5 jadwalkan pertemuan rutin
6 lakukan rutinitas kerja
lima strategi yang pertama tanggung jawab perusahaan. strategi yang kelima adalah tanggung jawab pegawai.
http://nizerschu.blogspot.com/2009/11/kantor-maya.html
